In der sich rasant entwickelnden Welt der juristischen Dienstleistungen ist der Einsatz modernster Technologie nicht nur ein Vorteil, sondern eine Notwendigkeit. Kanzleien auf der ganzen Welt setzen zunehmend auf künstliche Intelligenz (KI), um Abläufe zu optimieren, die Mandantenkommunikation zu verbessern und Ressourcen effizienter zu verwalten. TeleWizard steht an vorderster Front dieser Innovation und bietet eine KI-gesteuerte Callcenter-Lösung, die sich nahtlos in Clio, eine der führenden Softwarelösungen für Kanzleimanagement, integrieren lässt. Diese symbiotische Kombination ermöglicht es Rechtsanwaltskanzleien, Kommunikationsaufgaben zu automatisieren und sicherzustellen, dass jede Mandanteninteraktion informativ, effizient und individuell bleibt.
Dieser Leitfaden richtet sich an Juristen, die das volle Potenzial von KI in ihrer Praxis nutzen möchten. Ob Sie gerade erst mit TeleWizard starten oder Ihre Integration mit Clio vertiefen wollen – wir führen Sie Schritt für Schritt durch den Prozess. Von der Einrichtung Ihres Callcenters über die Anpassung von KI-Interaktionen bis hin zu weiterführenden Optimierungen erhalten Sie das nötige Know-how, um ein leistungsstarkes, KI-gestütztes Supportsystem zu schaffen, das die Werte Ihrer Kanzlei widerspiegelt und Ihre Servicequalität steigert.
Am Ende dieses Artikels verfügen Sie nicht nur über ein vollständig funktionsfähiges KI-Callcenter, das in Clio eingebunden ist, sondern auch über das Wissen, dessen Leistung fortlaufend zu verwalten und zu verfeinern. Lassen Sie uns gemeinsam diesen Weg beschreiten, um Ihre Mandantenkommunikation zu revolutionieren und einen neuen Maßstab in der juristischen Dienstleistungsqualität zu setzen.
Grundlagen: Der Einstieg mit TeleWizard
Das TeleWizard Control Panel ist das Herzstück Ihres KI-gestützten Callcenters und bietet umfassende Tools für die Verwaltung von Anrufen und Analysen. Im Mittelpunkt steht der Call Center Wizard, ein entscheidendes Feature, das Sie Schritt für Schritt durch die Integration mit Clio führt, um Ihre KI-Dienste optimal an Ihre bestehenden Systeme und juristischen Anforderungen anzupassen.
Schritt 1: Start Ihres Callcenters
Um Ihr KI-gestütztes Callcenter mit TeleWizard einzurichten, beginnen Sie mit der Registrierung eines neuen Kontos oder melden Sie sich bei einem bestehenden Konto an. Gehen Sie dabei wie folgt vor:
- Registrieren oder Anmelden bei TeleWizard
- Demo-Anforderung: Wenn Sie neu bei TeleWizard sind, besuchen Sie https://telewizard.ai und klicken Sie auf „Fordern Sie eine Demo an“. Geben Sie Ihre Kontaktdaten ein und folgen Sie den weiteren Anweisungen, um eine persönliche Vorführung zu erhalten und die Funktionen von TeleWizard kennenzulernen.
- Anmelden: Wenn Sie bereits ein Konto besitzen, gehen Sie zu https://app.telewizard.ai/auth/login und geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort ein, um auf das TeleWizard Control Panel zuzugreifen.
- Aufruf des Call Center Wizard
Nach dem Anmelden navigieren Sie im Hauptmenü zur Rubrik „Call Centers“ und klicken Sie auf „+ Add Call Center“, um den Call Center Wizard zu starten. - Einsatzbereich auswählen
Im „Start“-Bildschirm, der am oberen Rand einen Fortschrittsbalken anzeigt, wählen Sie im Dropdown-Menü „Use Case“ den Eintrag „Law Firms“ aus. Diese Option ist speziell auf die Anforderungen und Funktionen in Kanzleien zugeschnitten. - Wichtige Details für Ihr Callcenter eingeben
- Call Center Name: Vergeben Sie einen eindeutigen Namen für Ihr Callcenter, der in TeleWizard zur Identifizierung Ihrer Konfiguration dient.
- Land und Rufnummer: Wählen Sie Ihr Land aus und bestimmen Sie die bevorzugte Art von Rufnummer (Ortsvorwahl, Mobilfunk oder gebührenfrei).
- Zeitzone: Legen Sie die Zeitzone fest, damit die Anrufverwaltung und Terminplanung Ihrer Kanzlei korrekt ausgerichtet sind.
- Systemintegrationen
Geben Sie an, mit welchen Systemen Ihr Callcenter interagieren soll. Wählen Sie Clio als Kanzleimanagement-System aus. Dieser Schritt ist entscheidend, damit TeleWizard unmittelbar mit Clio kommunizieren und z. B. Kundendetails, Terminpläne oder juristische Dokumente abrufen kann.
Schritt 2: Integration mit Clio
Um Ihr TeleWizard-Callcenter nahtlos mit Clio zu verbinden, folgen Sie diesen Schritten mit OAuth im Bereich „Integrations“ des Call Center Wizard:
- Aufruf des Bildschirms „Integrations“
Nachdem Sie den „Start“-Bildschirm abgeschlossen haben, klicken Sie auf „Next“, um zum Schritt „Integrations“ zu gelangen. Hier binden Sie Ihr Callcenter an externe Systeme wie Clio an. - Integrationsprozess starten
Suchen Sie nach dem Clio-Logo auf dem Integrations-Bildschirm. Unterhalb des Logos befindet sich die Schaltfläche „CONNECT“, die Sie klicken, um den Vorgang zu beginnen. - Authentifizierung mit Clio
- Weiterleitung zur Clio-Anmeldung: Nachdem Sie auf „CONNECT“ geklickt haben, werden Sie zur Anmeldeseite von Clio weitergeleitet.
- Eingabe Ihrer Clio-Zugangsdaten: Melden Sie sich sicher bei Clio an, indem Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort eingeben. Diese Informationen werden nicht an TeleWizard weitergegeben, da die Anmeldung direkt auf der Clio-Plattform erfolgt.
- TeleWizard-Berechtigungen erteilen: Nach dem Login zeigt Clio eine Berechtigungsanfrage an, um TeleWizard Zugriff auf bestimmte Daten zu gewähren. Wenn Sie zustimmen, kann TeleWizard auf Clio zugreifen und die Funktionen Ihres Callcenters erweitern.
- Verbindung abschließen
Nach der Berechtigungsvergabe leitet Clio Sie automatisch zurück zum TeleWizard Call Center Wizard. Hier sehen Sie die Bestätigung, dass die Integration erfolgreich war.
Schritt 3: Wissen in TeleWizard importieren
Sobald Ihr Callcenter mit Clio verbunden ist, besteht der nächste wesentliche Schritt darin, die KI von TeleWizard mit spezifischen Informationen Ihrer Kanzlei zu versorgen. Dazu laden Sie Ihr Wissensarchiv hoch und passen das KI-Training an Ihre Website und Dokumente an. Auf dem Bildschirm „Knowledge“ gehen Sie wie folgt vor:
- Aufruf des Bildschirms „Knowledge“
Nach erfolgreicher Clio-Integration klicken Sie auf „Next“, um zum Schritt „Knowledge“ zu gelangen. Dieser Abschnitt ist für Kanzleien konzipiert und konzentriert sich darauf, die KI mit relevanten Inhalten zu füttern. - Wichtige Informationen eingeben
- Law Firm Name: Geben Sie im Feld „Law Firm Name“ den offiziellen Namen Ihrer Kanzlei ein. Dies stellt sicher, dass die KI Ihre Kanzlei korrekt repräsentiert.
- Website-Informationen: Tragen Sie im Feld „Your Website“ die URL Ihrer Kanzleiseite ein. TeleWizard analysiert den Inhalt Ihrer Website, um die angebotenen Dienstleistungen besser zu verstehen. Anschließend sehen Sie, wie viele Webseiten erfasst wurden und wie viele Credits dafür erforderlich sind.
- Leistungen und Anweisungen spezifizieren
- Services Offered: Listen Sie im Feld „What services do you provide? (Practice Areas)“ Ihre juristischen Dienstleistungen bzw. Fachbereiche auf.
- Special Instructions for AI: Fügen Sie im Feld „Are there any special notes that our AI should consider?“ alle spezifischen Anweisungen hinzu. Dies kann z. B. ein förmlicher Sprachstil oder besondere Hinweise zu bestimmten Fachgebieten sein.
- KI-Wissen über Ihre Website hinaus erweitern
- Additional Knowledge Sources: Im Feld „Other than your website, where do clients learn more about your services?“ können Sie weitere Dokumente oder Webseiten hochladen. Jede zusätzliche Seite oder jedes Dokument kostet Credits.
- Retainer and Fee Policy Summary: Geben Sie einen Überblick über Ihre Vergütungsstruktur im Feld „Let’s summarize your retainer and fee policy“. Sie können diese Informationen direkt eingeben oder hochladen (mit denselben Credit-Kosten).
- Further Details: Im Feld „Would you like to provide any further details?“ können Sie weitere Inhalte ergänzen, die für das Training der KI relevant sind.
Schritt 4: Anrufaktionen anpassen
Die Festlegung von konkreten Aktionen, die die KI während eines Anrufs durchführen kann, ist entscheidend für die Zusammenarbeit Ihres TeleWizard-Callcenters mit Clio und die Bedürfnisse Ihrer Kanzlei. Auf dem Bildschirm „In-Call Actions“ konfigurieren Sie folgende Punkte:
- Aufruf des Bildschirms „In-Call Actions“
Nach Abschluss des „Knowledge“-Schritts gelangen Sie zum Abschnitt „In-Call Actions“. Hier bestimmen Sie, welche Aktionen das KI-System während eines Anrufs ausführen darf. - Gewünschte Aktionen aktivieren
- Case Summary Review: Ermöglicht der KI, Falldetails (z. B. Rechnungen, Dokumente, anstehende Termine) zusammenzufassen. Eine OTP (One-Time Passcode)-Abfrage und eine Sicherheitsfrage (z. B. der zuletzt bezahlte Rechnungsbetrag in Clio) schützen sensible Daten.
- Check Case Balance/Invoices: Aktivieren Sie diese Option, damit die KI Rechnungsbeträge oder Kontostände einsehen kann. Ebenfalls durch OTP und Sicherheitsfrage abgesichert.
- Add Note to Case: Falls sich das Gespräch auf einen aktiven Fall bezieht, kann die KI per OTP-Authentifizierung Notizen direkt in Clio hinterlegen.
- Book, Reschedule, or Cancel Appointments: Ermöglicht der KI, Termine über Clio zu verwalten (Buchung, Verschiebung, Stornierung). Bestehende Mandanten müssen eine OTP eingeben, bei neuen Mandanten ist dies nicht erforderlich.
- Add Note Associated With a Caller: Für Anrufer ohne aktives Mandat kann die KI Informationen erfassen und als Notiz hinzufügen. Auch hier ist eine OTP-Verifizierung nötig.
- Request Call Back: Soll ein Rückruf vereinbart werden, kann dies über die KI organisiert werden, wobei OTP-Authentifizierung erforderlich ist.
- Bestätigen und fortfahren
Überprüfen Sie Ihre Auswahl, um sicherzustellen, dass alle freigegebenen In-Call-Aktionen den Richtlinien Ihrer Kanzlei entsprechen.
Schritt 5: Kommunikation der KI anpassen
Damit Ihre KI professionell und zugänglich mit Mandanten interagiert, konfigurieren Sie auf dem Bildschirm „Customization“ die wichtigsten Kommunikationseinstellungen:
- Navigation zum Bildschirm „Customization“
Nach Abschluss des Abschnitts „In-Call Actions“ klicken Sie auf „Next“, um zur fünften Stufe des Call Center Wizard zu gelangen. - Caller Authentication festlegen
- Authentication Questions: Hier richten Sie Sicherheitsfragen ein, die die KI bei sensiblen Aktionen stellen soll (z. B. Anzahl Fragen, Mindestanzahl korrekter Antworten). So schützen Sie vertrauliche Mandantendaten.
- Spracheinstellungen anpassen
- Add Languages: Fügen Sie mehrere Sprachen hinzu, in denen Ihr Callcenter agieren soll.
- Set Default Language: Bestimmen Sie aus den hinzugefügten Sprachen eine Standardsprache.
- AI Agent Name und Voice: Vergeben Sie einen passenden Namen und wählen Sie eine Stimme, die zum Auftritt Ihrer Kanzlei passt. Über „Play Sample“ können Sie sich anhören, wie die Stimme klingt.
- Opening Message: Formulieren Sie für jede hinzugefügte Sprache eine individuelle Begrüßungsnachricht, die optimal auf die jeweilige Zielgruppe abgestimmt ist.
- Sprach- und Auswahlmenüs
- Language Selection Prompt: Zu Beginn jedes Anrufs fordert die KI die Anrufer auf, ihre bevorzugte Sprache durch Drücken einer bestimmten Ziffer zu wählen.
Schritt 6: Erweiterte Einstellungen
Durch die Konfiguration der erweiterten Einstellungen optimieren Sie den Betrieb Ihres Callcenters und sorgen für Konformität mit geltenden Richtlinien.
- Aufruf des Bildschirms „Advanced“
Nach der Anpassung der Kommunikationseinstellungen wechseln Sie zum Bereich „Advanced“. Hier können Sie zusätzliche Funktionen und Optionen konfigurieren. - Einstellungen vornehmen
- Default Contact Email: Geben Sie die E-Mail-Adresse an, über die betriebliche Informationen, z. B. Zusammenfassungen oder Warnmeldungen, gesendet werden.
- Call Recording: Aktivieren oder deaktivieren Sie die Gesprächsaufzeichnung per Checkbox. Aufzeichnungen können für Qualitätskontrolle und Compliance relevant sein.
- Receive Call Details via Email: Lassen Sie sich detaillierte Gesprächszusammenfassungen inklusive Transkriptionen nach jedem Anruf per E-Mail zusenden.
- Silence Hangup und Maximum Call Duration: Legen Sie fest, nach welcher Stillezeit ein Anruf beendet und wie lang ein Anruf maximal dauern darf.
- Custom Phrases Recognition: Geben Sie bestimmte Schlüsselbegriffe oder Phrasen an, die die KI erkennen und priorisieren soll (z. B. für bestimmte Dienstleistungen oder juristische Fachbegriffe).
Wenn während der Einrichtung Fragen oder Probleme auftreten, klicken Sie auf den Link „Contact Us“, um Unterstützung vom TeleWizard-Support zu erhalten.
Schritt 7: Überprüfung und Start Ihres KI-Callcenters
Bevor Ihr KI-Callcenter live geht, müssen Sie sicherstellen, dass alle Einstellungen korrekt sind. Der Bildschirm „Review“ im TeleWizard Call Center Wizard zeigt eine Übersicht aller Konfigurationen, damit Sie jedes Detail bestätigen können.
Wenn Sie Änderungen vornehmen möchten, können Sie mithilfe des Bearbeitungssymbols neben dem jeweiligen Abschnitt zu den entsprechenden Schritten zurückkehren, ohne den gesamten Vorgang von vorn beginnen zu müssen.
Sind alle Einstellungen zu Ihrer Zufriedenheit und spiegeln sie vollständig Ihre Anforderungen wider, klicken Sie auf „Launch“, um Ihr KI-Callcenter zu aktivieren. Anschließend steht es für Mandantenanrufe bereit und setzt Ihre Konfigurationen direkt um.
Fortlaufende Verwaltung und Konfiguration
Bearbeiten Sie Ihre Callcenter-Einstellungen jederzeit
Auch nach dem Start erlaubt die flexible Architektur von TeleWizard jederzeit Anpassungen Ihres Callcenters, um neue Anforderungen und Erweiterungen abzubilden:
- Call Centers: Öffnen Sie den Bereich „Call Centers“ im TeleWizard Control Panel. Hier sehen Sie eine Liste Ihrer konfigurierten Callcenter.
- Bearbeiten wählen: Klicken Sie bei dem gewünschten Callcenter auf „Edit“. So gelangen Sie zurück zum Call Center Wizard und können Einstellungen anpassen, neue Funktionen integrieren oder bestehende Integrationen ändern.
- Echtzeitaktualisierung: Passen Sie Wissensdatenbanken an, definieren Sie In-Call-Aktionen neu oder verfeinern Sie die Kommunikationseinstellungen – alle Änderungen werden in Echtzeit umgesetzt.
Fazit
Die Integration von TeleWizard und Clio geht weit über die Einrichtung eines KI-Callcenters hinaus: Sie verändert grundlegend, wie Ihre Kanzlei mit Mandanten interagiert, Arbeitsabläufe organisiert und Innovation vorantreibt. Mit Hilfe dieser Anleitung haben Sie nicht nur ein voll funktionsfähiges, KI-gestütztes Callcenter eingerichtet, sondern legen auch den Grundstein dafür, im Wettbewerb zu bestehen und modernste Technologie für jeden Schritt Ihrer juristischen Arbeit zu nutzen.
Während Sie Ihr integriertes TeleWizard-Callcenter weiter ausbauen und kennenlernen, denken Sie daran: Diese Technologie ist mehr als nur ein Tool – sie ist der Schlüssel, um Kanzleidienstleistungen neu zu definieren. Nutzen Sie die Möglichkeiten, die sich bieten, und beobachten Sie, wie Ihre Kanzlei neue Maßstäbe in Qualität und Effizienz setzt.
