Nel panorama in rapida evoluzione dei servizi legali, integrare tecnologie all’avanguardia non è solo un vantaggio, ma una vera necessità. Gli studi legali di tutto il mondo si stanno rivolgendo all’intelligenza artificiale per snellire le operazioni, migliorare il coinvolgimento dei clienti e gestire le risorse in modo più efficace. TeleWizard è in prima linea in questa innovazione, offrendo una soluzione di call center basata su IA che si integra perfettamente con Clio, uno dei principali software di gestione per studi legali. Questa combinazione sinergica consente agli studi legali di automatizzare le attività di comunicazione, garantendo che ogni interazione con i clienti sia perspicace, efficiente e personalizzata.
Questa guida è pensata per i professionisti legali che desiderano sfruttare al massimo il potenziale dell’IA nel proprio studio. Che tu sia nuovo a TeleWizard o desideri approfondire l’integrazione con Clio, ti accompagneremo in ogni fase del processo. Dalla configurazione del tuo call center alla personalizzazione delle interazioni con l’IA e oltre, avrai tutte le informazioni necessarie per creare un solido sistema di supporto basato sull’IA, in linea con l’etica del tuo studio e in grado di migliorare la qualità del servizio offerto.
Al termine di questo articolo, non solo avrai un call center basato sull’IA perfettamente integrato con Clio, ma disporrai anche delle conoscenze per gestirne e perfezionarne le prestazioni nel tempo. Iniziamo questo percorso per trasformare le interazioni con i tuoi clienti e stabilire un nuovo standard di eccellenza nei servizi legali.
Mettere le Basi: Iniziare con TeleWizard
Il TeleWizard Control Panel è il centro di comando del tuo call center abilitato all’IA, offrendo strumenti completi per gestire le operazioni di chiamata e le analisi. Al centro di tutto c’è il Call Center Wizard, una funzionalità fondamentale che ti guida passo passo nel processo di integrazione con Clio, assicurando che i tuoi servizi IA siano perfettamente allineati ai sistemi esistenti e alle esigenze del tuo studio legale.
Passo 1: Avvio del Tuo Call Center
Per iniziare a configurare il tuo call center basato sull’IA con TeleWizard, registra un nuovo account o effettua il login in uno esistente. Ecco come procedere:
- Registrazione o Login su TeleWizard
- Demo Request: Se sei nuovo su TeleWizard, visita https://telewizard.ai e clicca su “Request a Demo.” Inserisci i tuoi dati di contatto e segui le istruzioni per ricevere una dimostrazione personalizzata e scoprire le funzionalità di TeleWizard.
- Log In: Se hai già un account, visita https://app.telewizard.ai/auth/login e inserisci email e password per accedere al TeleWizard Control Panel.
- Accedi al Call Center Wizard
Dopo aver effettuato l’accesso al tuo account TeleWizard, vai alla sezione “Call Centers” dalla dashboard principale e clicca su “+ Add Call Center” per avviare il Call Center Wizard. - Seleziona il Tuo Caso d’Uso
Nella schermata “Start”, che mostra una barra di avanzamento in alto, seleziona “Law Firms” dal “Use Case Dropdown.” Questa opzione adatta la configurazione alle esigenze specifiche degli studi legali. - Inserisci i Dati Essenziali per il Tuo Call Center
- Call Center Name: Digita un nome distintivo per il tuo call center, utile a identificare la tua configurazione all’interno di TeleWizard.
- Country e Phone Number Selection: Scegli il tuo paese e seleziona il tipo di numero di telefono (locale, mobile o toll-free) che preferisci utilizzare.
- Time Zone: Imposta il fuso orario corretto, così che le operazioni del call center corrispondano alla sede fisica del tuo studio legale, garantendo una gestione accurata di orari e chiamate.
- Integrazione dei Sistemi
Indica i sistemi con cui il tuo call center deve integrarsi, selezionando Clio come software di gestione dei casi. Questo passaggio è fondamentale per permettere a TeleWizard di interagire senza problemi con Clio, fornendo funzionalità come l’accesso ai dettagli dei clienti, la programmazione e la gestione di documenti legali direttamente tramite il call center IA.
Passo 2: Integrazione con Clio
Per integrare senza difficoltà il tuo call center TeleWizard con Clio, segui questi passaggi usando OAuth nella schermata “Integrations” del Call Center Wizard:
- Accedi alla Schermata ‘Integrations’
Dopo aver completato la schermata “Start”, vai a “Integrations” cliccando “Next.” Questa sezione è pensata per collegare il tuo call center a sistemi esterni fondamentali come Clio. - Avvia il Processo di Integrazione
Cerca il logo di Clio nella schermata Integrations. Sotto il logo troverai il pulsante “CONNECT” da cliccare per avviare la procedura di integrazione. - Autenticazione con Clio
- Redirect alla Pagina di Login di Clio: Cliccando “CONNECT,” verrai reindirizzato alla pagina di accesso di Clio, come se stessi visitando un sito esterno sicuro.
- Inserisci le Credenziali di Clio: Accedi al tuo account Clio inserendo nome utente e password. Tieni presente che queste informazioni non vengono condivise con TeleWizard; l’accesso avviene direttamente sulla piattaforma sicura di Clio.
- Autorizza TeleWizard: Dopo il login, Clio mostrerà una richiesta di autorizzazione per concedere a TeleWizard l’accesso a dati specifici. Accettando, permetterai a TeleWizard di integrarsi con Clio, ampliando le funzionalità del tuo call center.
- Completa la Connessione
- Redirect Automatico a TeleWizard: Una volta concesse le autorizzazioni necessarie, Clio ti riporterà automaticamente al Call Center Wizard di TeleWizard, confermando il successo dell’integrazione.
Passo 3: Importare Conoscenze in TeleWizard
Dopo aver collegato il tuo call center a Clio, il passaggio successivo nel Call Center Wizard consiste nel fornire all’IA le informazioni specifiche del tuo studio legale. Questo include caricare il knowledge base del tuo studio e personalizzare l’apprendimento dell’IA a partire dal tuo sito web e dai documenti. Ecco come procedere nella schermata “Knowledge”:
- Accedi alla Schermata ‘Knowledge’
Dopo aver completato l’integrazione con Clio, clicca “Next” per passare alla schermata “Knowledge.” Questo passaggio è pensato su misura per gli studi legali e si concentra sul caricamento di informazioni rilevanti per l’IA. - Inserisci le Informazioni Essenziali
- Law Firm Name: Nel campo “Law Firm Name,” digita il nome ufficiale del tuo studio legale. Questo passaggio è obbligatorio per assicurare che l’IA rappresenti correttamente il tuo studio durante le interazioni.
- Website Information: Inserisci l’URL del sito web del tuo studio legale nel campo “Your Website.” Una volta immesso, l’IA di TeleWizard analizzerà il contenuto del tuo sito, come se “assorbisse” un dépliant informativo, per comprendere il contesto e i servizi del tuo studio. Il sistema mostrerà il numero di pagine web rilevate e il costo in crediti per incorporarle nel knowledge base dell’IA.
- Dettaglia i Tuoi Servizi e le Istruzioni
- Services Offered: Elenca i servizi offerti dallo studio nel campo “What services do you provide? (Practice Areas).” Questa informazione è fondamentale per permettere all’IA di indirizzare correttamente le richieste dei clienti.
- Special Instructions for AI: Nel campo “Are there any special notes that our AI should consider?” inserisci eventuali istruzioni specifiche su come l’IA deve gestire le chiamate. Che si tratti di usare un tono formale o di mettere in evidenza determinati servizi, queste indicazioni guideranno il comportamento dell’IA.
- Amplia la Conoscenza dell’IA Oltre il Tuo Sito Web
- Additional Knowledge Sources: Usa il campo “Other than your website, where do clients learn more about your services?” per fornire ulteriori fonti di informazioni. Puoi digitare dettagli, link a pagine specifiche o caricare documenti. Ogni pagina o documento aggiuntivo comporta un costo in crediti.
- Retainer and Fee Policy Summary: Riassumi i termini finanziari nel campo “Let’s summarize your retainer and fee policy.” Puoi inserire le informazioni direttamente, fornire link o caricare documenti, con costi analoghi agli altri caricamenti.
- Further Details: Se desideri aggiungere altro per arricchire il database dell’IA, il campo “Would you like to provide any further details?” è il luogo adatto, sempre con costi in crediti associati.
Passo 4: Personalizzare le In-Call Actions
Configurare azioni specifiche che l’IA può eseguire durante le chiamate è un passaggio fondamentale per allineare il tuo call center TeleWizard alle funzionalità di Clio e alle esigenze operative del tuo studio legale. Ecco come personalizzare queste azioni nella schermata “In-Call Actions” del Call Center Wizard:
- Accedi alla Schermata ‘In-Call Actions’
Dopo aver completato la schermata “Knowledge,” passa alla sezione “In-Call Actions.” Qui puoi abilitare o disabilitare determinate azioni che l’agente IA può svolgere durante le chiamate. - Abilita le Azioni Desiderate
- Case Summary Review: Se desideri che l’IA fornisca riepiloghi dei casi, seleziona questa opzione. Puoi personalizzare i dettagli da includere (fatture, documenti, eventi futuri). È richiesto un OTP e una domanda di sicurezza (ad esempio, l’importo dell’ultima fattura pagata in Clio) per proteggere i dati dei clienti.
- Check Case Balance/Invoices: Abilita questa funzione per permettere all’IA di controllare i saldi dei casi o i dettagli delle fatture durante la chiamata, anche qui con OTP e una domanda di sicurezza.
- Add Note to Case: Se la chiamata riguarda un caso attivo, questa opzione permette all’IA di aggiungere note direttamente al fascicolo in Clio, con autenticazione OTP.
- Book, Reschedule, or Cancel Appointments: Abilita queste azioni per consentire all’IA di gestire gli appuntamenti direttamente dal calendario di Clio, richiedendo OTP per i clienti esistenti. Per i nuovi clienti, non è necessaria un’ulteriore autenticazione.
- Add Note Associated With a Caller: Per i chiamanti senza un caso attivo, abilita questa azione per raccogliere informazioni durante la chiamata, registrate come nota dopo la verifica del chiamante con OTP.
- Request Call Back: Se un cliente necessita di un follow-up, questa azione consente all’IA di programmare una richiamata, con autenticazione OTP.
- Conferma e Procedi
Dopo aver selezionato e personalizzato le azioni desiderate, verifica che siano in linea con le strategie di servizio ai clienti e le procedure legali del tuo studio.
Passo 5: Personalizzare la Comunicazione dell’IA
Impostare le preferenze di comunicazione dell’IA è fondamentale per garantire interazioni efficaci e gradevoli con i tuoi clienti. Ecco come configurarle nella schermata “Customization” del Call Center Wizard:
- Vai alla Schermata ‘Customization’
Dopo aver completato la configurazione delle “In-Call Actions,” passa alla schermata “Customization,” il quinto passaggio del Call Center Wizard, focalizzato sulla personalizzazione del modo in cui l’IA dialoga con i chiamanti. - Configura l’Autenticazione del Chiamante
- Authentication Questions: Definisci le domande di sicurezza che l’IA utilizzerà per le azioni sensibili in chiamata. Qui imposterai sia il numero totale di domande (“Ask Total”) sia il numero minimo di risposte corrette (“Minimum Correct”), per garantire la sicurezza dei dati dei clienti.
- Personalizza le Impostazioni Linguistiche
- Add Languages: Clicca su “Add Language” per aggiungere più lingue che il tuo call center supporterà. In questo modo l’IA potrà comunicare con una clientela diversificata.
- Set Default Language: Tra le lingue aggiunte, imposta quella predefinita. Sarà la lingua usata dall’IA se il chiamante non seleziona un’opzione.
- AI Agent Name e Voice: Assegna un nome e scegli una voce per l’agente IA in linea con il brand del tuo studio e gradita alla tua clientela. Usa il pulsante “Play Sample” per ascoltare l’anteprima della voce.
- Opening Message: Crea e personalizza il messaggio di apertura per ciascuna lingua, assicurandoti che risuoni bene con il pubblico specifico.
- Implementa Voice e Language Prompts
- Language Selection Prompt: All’inizio di ogni chiamata, l’IA chiederà ai chiamanti di scegliere la lingua preferita premendo un numero, migliorando l’esperienza utente grazie alla possibilità di selezionare la lingua.
Passo 6: Impostazioni Avanzate
Concludere con le impostazioni avanzate ti permette di far funzionare il call center in modo più efficiente e di rispettare eventuali normative di settore.
- Accedi alla Schermata ‘Advanced’
Dopo aver configurato le impostazioni di comunicazione, passa alla schermata “Advanced.” Qui puoi abilitare e impostare ulteriori funzioni operative. - Configura le Impostazioni Operative
- Default Contact Email: Inserisci l’indirizzo email dove verranno inviate tutte le comunicazioni operative, incluse le sintesi delle chiamate e gli avvisi.
- Call Recording: Abilita o disabilita la registrazione delle chiamate tramite l’apposito interruttore. È una funzione fondamentale per il controllo qualità e la conformità.
- Receive Call Details via Email: Scegli di ricevere via email un riepilogo dettagliato di ogni chiamata, incluse sintesi e trascrizioni, al termine della chiamata.
- Silence Hangup e Maximum Call Duration: Imposta i parametri di attesa per le chiamate silenziose prima del riaggancio e la durata massima di ogni chiamata.
- Definisci l’Attenzione a Frasi Personalizzate
- Custom Phrases Recognition: Aggiungi frasi o termini specifici che l’IA deve riconoscere e gestire con priorità durante le chiamate, utili per mettere in risalto servizi o termini legali importanti per il tuo studio.
Se riscontri problemi o hai domande durante la procedura, clicca su “Contact Us” per assistenza. Il supporto TeleWizard è disponibile per aiutarti a ottimizzare le funzionalità IA per il tuo studio legale.
Passo 6: Revisione e Lancio del Tuo AI Call Center
Prima di rendere operativo il tuo AI call center, è essenziale assicurarti che ogni impostazione sia configurata correttamente. Nella schermata “Review” del TeleWizard Call Center Wizard troverai un riepilogo completo di tutte le impostazioni, così da poter confermare ogni dettaglio.
Se noti elementi da modificare, puoi tornare al passaggio appropriato cliccando sull’icona di modifica accanto a ciascuna sezione, senza dover ripetere l’intera configurazione.
Quando sei certo che tutto sia corretto e rifletta pienamente le tue esigenze, procedi al lancio del tuo AI call center.
Clicca sul pulsante “Launch” per attivare il call center. In questo modo, l’AI call center diventa operativo e pronto a interagire con i clienti in base alle impostazioni che hai definito.
Gestione Continua e Configurazione
Modifica le Impostazioni del Tuo Call Center in Qualsiasi Momento
Anche dopo il lancio del tuo AI call center, l’architettura flessibile di TeleWizard ti consente di apportare modifiche in qualsiasi momento, per adattarti a nuove esigenze o miglioramenti. Ecco come ottimizzare continuamente il tuo call center:
- Vai alla Sezione Call Centers: Accedi alla sezione “Call Centers” dal TeleWizard Control Panel, dove troverai l’elenco di tutti i call center configurati.
- Seleziona il Call Center da Modificare: Ogni call center nell’elenco include un’opzione “Edit.” Cliccandola, potrai tornare al Call Center Wizard per modificare le impostazioni, integrare funzionalità aggiuntive o aggiornare le integrazioni con i sistemi, man mano che il tuo studio legale si evolve.
- Verifica le Modifiche in Tempo Reale: Applica gli aggiustamenti necessari in tutti i passaggi del wizard, dal knowledge base alle azioni in chiamata, fino alle impostazioni di comunicazione dell’IA.
Conclusione
Integrare TeleWizard con Clio non significa solo configurare un call center basato sull’IA, ma trasformare il modo in cui il tuo studio legale interagisce con i clienti, gestisce le operazioni e innova. Seguendo questa guida, non solo potrai impostare un call center IA completamente funzionante, ma sarai anche pronto a competere in un mercato sempre più esigente, sfruttando la tecnologia per migliorare ogni interazione con i clienti e i processi interni.
Man mano che scopri e utilizzi tutte le potenzialità del tuo call center TeleWizard integrato con Clio, ricorda che questa tecnologia è più di un semplice strumento: è un vero e proprio fattore di svolta per i servizi legali. Accogli con entusiasmo questo percorso e osserva come il tuo studio raggiunge nuovi standard di eccellenza nel settore legale.
