Jeder Anwalt kennt den Frust endloser Telefonate, verpasster Termine und potenzieller Mandanten, die letztlich nicht zum eigenen Fachgebiet passen. Fakt ist: Anrufe sind zwar unverzichtbar für den Betrieb einer Kanzlei, aber sie kosten enorm viel Zeit. Was wäre, wenn Ihre Kanzlei potenzielle Mandanten vorqualifizieren, Termine vereinbaren, Fall-Updates geben und administrative Anrufe bearbeiten könnte – ohne dass Sie einen Finger rühren müssen? Genau das leistet ein KI-Anwaltsassistent.
Die versteckten Kosten des Telefonierens
Die meisten Kanzleien verlieren jede Woche wertvolle abrechenbare Stunden, weil sie mit Anrufen beschäftigt sind. Egal ob potenzielle Mandanten kostenlose Beratung suchen, aktuelle Mandanten zum Fallstatus nachfragen oder ein Dienstleister Details abklärt – jede Minute am Telefon fehlt für eigentliche juristische Arbeit.
Viele Kanzleien beschäftigen eine Empfangskraft oder beauftragen einen externen Telefondienst, was jedoch eigene Probleme mit sich bringt:
- Eingeschränkte Erreichbarkeit eines klassischen Empfangs – Nur während der Bürozeiten; außerhalb bleibt das Telefon unbesetzt.
- Reine Skriptabfrage durch Telefondienste – Oft werden nur Nachrichten aufgenommen, ohne die juristischen Feinheiten zu erkennen oder echte Mandantengespräche zu führen.
- Schwankendes Anrufvolumen – Mal gibt es kaum, mal viel zu viele Anrufe. Personalplanung wird schwierig.
Ein KI-Anwaltsassistent bietet eine Lösung, die sich Ihrer Kanzlei anpasst, rund um die Uhr Anrufe bearbeitet und sicherstellt, dass Sie nur mit den wirklich passenden Mandanten sprechen.
Schluss mit unpassenden Erstgesprächen – nur noch Mandanten, die wirklich zu Ihrer Kanzlei passen
Eines der größten Probleme für Anwälte sind Erstgespräche mit den falschen Interessenten: Fälle außerhalb des eigenen Rechtsgebiets, Mandanten ohne Budget oder Personen, die nur kostenlose Rechtsauskünfte wünschen.
Ein KI-Anwaltsassistent löst dieses Problem, indem er Anrufer vorab qualifiziert, bevor ein Termin angesetzt wird. Er stellt die richtigen Fragen, zum Beispiel:
- Fällt das Anliegen in Ihr Rechtsgebiet?
- Liegt der Fall in Ihrer Zuständigkeit oder Region?
- Entspricht der Mandant Ihren Kanzleikriterien, z. B. Budget oder Fallart?
Erfüllt der Anrufer diese Kriterien nicht, lehnt der virtuelle Assistent den Termin höflich ab. So vermeiden Sie unnötige Meetings und sparen wertvolle Zeit.
Nahtlose Terminplanung – direkt in Ihrem Kalender integriert
Die manuelle Verwaltung von Erstgesprächen ist für viele Anwälte ein weiterer Zeitfresser. Klassische Telefondienste nehmen zwar Nachrichten auf, kümmern sich aber selten um eine sofortige, verbindliche Terminplanung.
Ein KI Legal Virtual Receptionist kann sich direkt mit Ihrem Kanzleimanagement-System – etwa Clio, Lawmatics oder MyCase – und mit Google- oder Microsoft-Kalendern verbinden. Auf diese Weise werden Dopplungen, umständlicher E-Mail-Verkehr und Terminüberschneidungen vermieden – stattdessen sind Termine sofort gebucht und passen perfekt in Ihren Tagesablauf.
Da das System 24/7 aktiv ist, können potenzielle Mandanten auch außerhalb der Bürozeiten ganz einfach einen Termin vereinbaren.
Mehr als nur Mandantenanrufe: Vendors, Gegenseite und Gerichte
Kanzleien erhalten nicht ausschließlich Mandantenanrufe. Ein typischer Tag umfasst auch Anrufe von:
- Gegnerischen Anwälten – zur Klärung von Falldetails, bei Rückfragen oder Terminabsprachen.
- Dienstleistern – etwa Gerichtsdolmetschern, Detekteien oder Sachverständigen.
- Gerichtspersonal – für Informationen zu Einreichungen, Terminen oder Verfahrensabläufen.
Ein virtueller Assistent ist nicht nur für Mandantenakquise nützlich. Er kann professionell all diese Gespräche managen, jede Anfrage kompetent weiterleiten und so Ihre Kanzleiorganisation und Effizienz steigern.
Klienten stets informiert halten – ohne das Team zu unterbrechen
Nichts nervt Mandanten mehr, als ewig auf ein Update warten zu müssen. Doch für Kanzleien bedeuten ständig wiederkehrende Statusabfragen oft Workflow-Unterbrechungen und Produktivitätseinbußen.
Mit einem KI-Anwaltsassistenten erhalten Mandanten rund um die Uhr Informationen zum Fallstatus oder zur Abrechnung. Das System verifiziert die Identität über Telefon oder E-Mail, um vertrauliche Daten zu schützen. Ihr Team wird dadurch entlastet und Ihre Mandanten sind zufriedener, weil sie jederzeit gut informiert sind.
KI Legal Virtual Receptionist: Arbeiten Sie smarter, nicht härter
Juristen bewegen sich in einem anspruchsvollen Umfeld, in dem Zeit buchstäblich Geld ist. Jede Stunde, die Sie am Telefon oder mit Verwaltungsaufgaben verbringen, fehlt Ihnen bei der Mandatsbearbeitung.
Ein KI Legal Virtual Receptionist ermöglicht Kanzleien:
- Kosteneinsparungen – Keine zusätzliche Personaleinstellung oder teurer externer Telefondienst nötig.
- Höhere Effizienz – Automatisierte Anrufbearbeitung, Terminplanung und Nachfassaktionen laufen reibungslos.
- 24/7-Erreichbarkeit – Kein Anrufer geht verloren, nur weil nach 17 Uhr niemand mehr ans Telefon geht.
- Fokus auf wertvolle juristische Arbeit – Überlassen Sie monotone Aufgaben der Technik und widmen Sie sich voll den Fällen Ihrer Mandanten.
Kanzleien, die Automatisierung nutzen, halten nicht nur Schritt mit der Konkurrenz, sondern setzen neue Maßstäbe für zeitgemäßen, effizienten Mandantenservice.
Warum jede Kanzlei einen KI-Anwaltsassistenten braucht
Wenn Sie genug haben von ständigen Telefonunterbrechungen, ungeeigneten Mandantenanfragen und verpassten Anrufen, sollten Sie TeleWizard kennenlernen – den speziell für Kanzleien entwickelten KI Legal Virtual Receptionist.
Mit der Fähigkeit, Anrufer zu qualifizieren, Termine zu koordinieren, Fall-Updates zu geben und administrative Gespräche zu übernehmen, sorgt TeleWizard für maximale Effizienz in Ihrer Kanzlei.
Wollen Sie keine abrechenbaren Stunden mehr durch Telefonate verlieren? Entdecken Sie noch heute, wie TeleWizard Ihre Anwaltskanzlei nachhaltig verändern kann.
