No cenário em rápida evolução dos serviços jurídicos, a adoção de tecnologias de ponta deixou de ser apenas uma vantagem e se tornou uma necessidade. Escritórios de advocacia em todo o mundo estão recorrendo à inteligência artificial (IA) para otimizar operações, aprimorar o relacionamento com clientes e gerenciar recursos de forma mais eficaz. O TeleWizard lidera essa inovação ao oferecer um call center impulsionado por IA que se integra perfeitamente ao Clio, um dos principais softwares de gestão de práticas jurídicas. Essa combinação sinérgica permite que escritórios de advocacia automatizem tarefas de comunicação, garantindo que cada interação com o cliente seja perspicaz, eficiente e personalizada.
Este guia foi elaborado para profissionais jurídicos que desejam explorar todo o potencial da IA em seu escritório. Seja você novo no TeleWizard ou queira aprofundar sua integração com o Clio, abordaremos cada etapa do processo. Desde a configuração do seu call center até a personalização das interações de IA e muito mais, você terá o conhecimento necessário para criar um sistema de suporte robusto, orientado por IA, alinhado à cultura do seu escritório e que amplifica a qualidade do serviço oferecido.
Ao final deste artigo, você não apenas terá um call center totalmente operacional e integrado ao Clio, mas também saberá como gerenciar e refinar seu desempenho ao longo do tempo. Vamos iniciar essa jornada para transformar suas interações com os clientes e estabelecer um novo padrão de excelência em serviços jurídicos.
Iniciando a Configuração: Começando com o TeleWizard
O Painel de Controle do TeleWizard é o centro de comando do seu call center habilitado por IA, oferecendo ferramentas abrangentes para gerenciar operações de chamadas e análises. O recurso central aqui é o Call Center Wizard, fundamental para guiá-lo passo a passo na integração com o Clio, garantindo que seus serviços de IA estejam perfeitamente alinhados aos sistemas já existentes e às necessidades do seu escritório de advocacia.
Passo 1: Iniciando Seu Call Center
Para começar a configurar seu call center com IA por meio do TeleWizard, registre-se ou faça login em sua conta. Siga o passo a passo:
- Registre-se ou Faça Login no TeleWizard
- Demo Request: Se você é novo no TeleWizard, acesse https://telewizard.ai e clique em “Request a Demo.” Forneça seus dados de contato e siga as instruções para receber uma demonstração personalizada e conhecer os recursos do TeleWizard.
- Login: Se você já tem uma conta, acesse https://app.telewizard.ai/auth/login e insira seu e-mail e senha para entrar no Painel de Controle do TeleWizard.
- Acesse o Call Center Wizard
Depois de fazer login na sua conta do TeleWizard, vá até a seção “Call Centers” no painel principal e clique em “+ Add Call Center” para iniciar o Call Center Wizard. - Selecione Seu Caso de Uso
Na tela “Start” (com uma barra de progresso no topo), selecione “Law Firms” no menu “Use Case Dropdown.” Essa escolha ajusta a configuração para as funcionalidades específicas e vitais para escritórios de advocacia. - Insira Detalhes Essenciais do Seu Call Center
- Call Center Name: Dê um nome único ao seu call center para identificá-lo dentro do TeleWizard.
- País e Número de Telefone: Escolha seu país e o tipo de número de telefone (local, celular ou toll-free) de acordo com suas preferências operacionais.
- Fuso Horário: Selecione o fuso horário correto para alinhar o funcionamento do call center à localização do seu escritório, garantindo agendamento e gerenciamento de chamadas precisos.
- Integração de Sistemas
Indique quais sistemas seu call center precisa integrar. Selecione Clio como seu software de gestão de casos. Essa etapa é crucial para permitir que o TeleWizard interaja com o Clio, facilitando o acesso a detalhes de clientes, agendamentos e gerenciamento de documentos jurídicos diretamente por meio do call center de IA.
Passo 2: Integrando com o Clio
Para integrar perfeitamente seu call center do TeleWizard ao Clio, siga as instruções de integração via OAuth na tela “Integrations” do Call Center Wizard:
- Acesse a Tela ‘Integrations’
Após concluir a tela “Start,” clique em “Next” para ir à etapa “Integrations.” Aqui, você conectará seu call center a sistemas externos essenciais, como o Clio. - Inicie o Processo de Integração
Procure o logotipo do Clio na tela de integrações. Abaixo do logotipo, clique em “CONNECT” para dar início à integração. - Autentique-se com o Clio
- Redirecionamento para Login do Clio: Ao clicar em “CONNECT,” você será redirecionado para a página de login do Clio, semelhante a acessar um site externo seguro.
- Insira Suas Credenciais do Clio: Faça login na sua conta Clio com seu usuário e senha. Observe que essas informações não são compartilhadas com o TeleWizard; o login ocorre diretamente na plataforma segura do Clio.
- Autorize o Acesso do TeleWizard: Após fazer login, o Clio exibirá um pedido de permissão para conceder acesso ao TeleWizard. Ao aceitar, você permite que o TeleWizard se integre ao Clio, aprimorando as funcionalidades do seu call center.
- Conclua a Conexão
- Redirecionamento Automático de Volta ao TeleWizard: Após conceder as permissões necessárias, o Clio redirecionará você automaticamente ao Call Center Wizard do TeleWizard, confirmando o sucesso da integração.
Passo 3: Importando Conhecimento para o TeleWizard
Depois que seu call center estiver conectado ao Clio, o próximo passo essencial no Call Center Wizard é alimentar a IA com informações específicas do seu escritório de advocacia. Isso envolve carregar sua base de conhecimento e personalizar o aprendizado da IA a partir de seu site e documentos. Veja como prosseguir na tela “Knowledge”:
- Acesse a Tela ‘Knowledge’
Após concluir a integração com o Clio, avance para a tela “Knowledge” clicando em “Next” no Call Center Wizard. Essa etapa foi criada especialmente para escritórios de advocacia e foca em inserir informações relevantes na IA. - Insira Informações Essenciais
- Law Firm Name: No campo “Law Firm Name,” digite o nome oficial do seu escritório. Isso garante que a IA represente corretamente seu escritório durante as interações.
- Website Information: Insira o URL do site do seu escritório no campo “Your Website.” O TeleWizard analisará o conteúdo do seu site, como se estivesse lendo um “brochura digital,” para compreender os serviços oferecidos e o contexto do seu escritório. O sistema exibirá quantas páginas foram detectadas e o custo em créditos para incorporar esse conteúdo na base de conhecimento da IA.
- Detalhe Seus Serviços e Instruções
- Services Offered: Liste os serviços que seu escritório oferece no campo “What services do you provide? (Practice Areas).” Isso ajuda a IA a direcionar consultas e fornecer informações relevantes aos clientes.
- Special Instructions for AI: Em “Are there any special notes that our AI should consider?,” adicione instruções específicas sobre como a IA deve lidar com as chamadas. Isso pode incluir tom de voz, ênfase em determinados serviços, etc.
- Amplie o Conhecimento da IA Além do Seu Site
- Additional Knowledge Sources: No campo “Other than your website, where do clients learn more about your services?,” inclua outras fontes de informação (links, documentos). Cada página ou arquivo adicional consumirá créditos.
- Retainer and Fee Policy Summary: Escreva ou anexe as políticas financeiras do seu escritório no campo “Let’s summarize your retainer and fee policy.” Isso garante que a IA possa responder a perguntas sobre honorários e retenções de forma precisa.
- Further Details: Caso tenha mais informações para enriquecer a base de dados da IA, utilize o campo “Would you like to provide any further details?,” observando o consumo de créditos adicional.
Passo 4: Personalizando Ações Durante as Chamadas
Configurar ações específicas que a IA pode executar durante as chamadas é fundamental para alinhar o call center do TeleWizard às funcionalidades do Clio e às necessidades do seu escritório. Veja como personalizar essas ações na tela “In-Call Actions” do Call Center Wizard:
- Acesse a Tela ‘In-Call Actions’
Após concluir a etapa “Knowledge,” siga para “In-Call Actions.” Essa tela permite ativar ou desativar ações específicas que a IA pode executar durante as chamadas. - Habilite as Ações Desejadas
- Case Summary Review: Se quiser que a IA forneça resumos de casos, ative esta opção. Você pode escolher quais detalhes incluir (faturas, documentos, eventos futuros). Será necessário usar OTP (One-Time Password) e uma pergunta de segurança (ex.: valor da última fatura paga no Clio) para proteção dos dados do cliente.
- Check Case Balance/Invoices: Permite que a IA verifique saldos ou detalhes de faturas durante a chamada, também protegidos por OTP e pergunta de segurança.
- Add Note to Case: Se a chamada estiver relacionada a um caso ativo, ative esta opção para que a IA possa adicionar notas diretamente ao arquivo no Clio, exigindo OTP.
- Book, Reschedule, or Cancel Appointments: Ative essas funções para que a IA gerencie compromissos diretamente no calendário do Clio. Será exigido OTP para clientes existentes; para novos clientes, não há autenticação adicional.
- Add Note Associated With a Caller: Para chamadas de pessoas sem caso ativo, ative esta função para coletar informações que serão registradas como nota, após a verificação via OTP.
- Request Call Back: Se o cliente precisar de um retorno, a IA agenda uma ligação de volta, também exigindo OTP.
- Confirme e Avance
Depois de selecionar e configurar as ações desejadas, revise para garantir que elas estejam alinhadas às políticas de atendimento e procedimentos legais do seu escritório.
Passo 5: Customizando a Comunicação da IA
Configurar as preferências de comunicação da IA é essencial para garantir uma interação eficaz e amigável com seus clientes. Veja como ajustar essas preferências na tela “Customization” do Call Center Wizard:
- Acesse a Tela ‘Customization’
Após finalizar as “In-Call Actions,” avance para a etapa “Customization.” Esse é o quinto passo do Call Center Wizard, focado em personalizar como a IA interage com os clientes. - Defina a Autenticação do Chamador
- Authentication Questions: Configure as perguntas de segurança que a IA usará em ações confidenciais. Isso inclui o número de perguntas (“Ask Total”) e quantas devem ser respondidas corretamente (“Minimum Correct”). Assim, você reforça a segurança dos dados.
- Personalize as Configurações de Idioma
- Add Languages: Clique em “Add Language” para adicionar vários idiomas que seu call center suportará, garantindo acessibilidade a diferentes públicos.
- Set Default Language: Escolha um idioma principal, que será utilizado se o cliente não selecionar outra opção.
- AI Agent Name and Voice: Defina o nome e selecione a voz do agente de IA, mantendo a identidade do seu escritório. Clique em “Play Sample” para ouvir como a voz soará.
- Opening Message: Crie e ajuste a mensagem inicial de cada idioma para garantir que ela se comunique adequadamente com seu público-alvo.
- Implemente Prompts de Voz e Idioma
- Language Selection Prompt: No início da chamada, a IA perguntará ao cliente qual idioma deseja usar, bastando pressionar um número. Isso melhora a experiência do usuário, respeitando suas preferências linguísticas.
Passo 6: Configurações Avançadas
A definição de configurações avançadas garante que seu call center opere com eficiência máxima e atenda a requisitos de conformidade.
- Acesse a Tela ‘Advanced’
Após ajustar as preferências de comunicação, vá para “Advanced.” Aqui, você poderá ativar e configurar recursos operacionais adicionais. - Configure as Definições Operacionais
- Default Contact Email: Informe o e-mail que receberá comunicações operacionais, incluindo resumos de chamadas e alertas.
- Call Recording: Ative ou desative a gravação de chamadas. Isso é importante para controle de qualidade e conformidade.
- Receive Call Details via Email: Escolha receber por e-mail detalhes de cada chamada, incluindo resumos e transcrições, após o encerramento.
- Silence Hangup e Maximum Call Duration: Defina parâmetros de tempo para encerrar a chamada em caso de silêncio prolongado e limite de duração máxima para cada ligação.
- Defina Frases Especiais
- Custom Phrases Recognition: Adicione termos ou expressões específicas que a IA deve reconhecer e priorizar, especialmente úteis para destacar serviços ou conceitos jurídicos relevantes.
Se surgirem dúvidas ou dificuldades, clique em “Contact Us.” A equipe de suporte do TeleWizard está pronta para ajudá-lo a otimizar os recursos de IA para seu escritório.
Passo 7: Analise e Lance Seu Call Center de IA
Antes de colocar seu call center em operação, é fundamental garantir que todas as configurações estejam corretas. A tela “Review” no Call Center Wizard do TeleWizard oferece um resumo detalhado de todas as suas escolhas, permitindo confirmar cada etapa.
Se encontrar algo que precise ser modificado, basta clicar no ícone de edição ao lado de qualquer seção para voltar à etapa correspondente, sem precisar refazer todo o processo.
Quando estiver satisfeito com todas as configurações e elas refletirem as necessidades do seu escritório, clique em “Launch” para ativar seu call center de IA. Assim, o call center passa a funcionar e a interagir com os clientes de acordo com as preferências que você definiu.
Gerenciamento Contínuo e Configuração
Edite a Qualquer Momento
Mesmo após o lançamento do seu call center, a arquitetura flexível do TeleWizard permite ajustes a qualquer momento, para atender a novas demandas ou melhorias. Veja como continuar otimizando seu call center:
- Acesse “Call Centers”: No Painel de Controle do TeleWizard, clique em “Call Centers.” Lá, você verá a lista de todos os call centers configurados.
- Selecione o Call Center para Editar: Cada call center listado tem a opção “Edit.” Ao clicar, você retorna ao Call Center Wizard, onde pode ajustar configurações, integrar novas funcionalidades ou atualizar integrações conforme seu escritório evolui.
- Revise Mudanças em Tempo Real: Faça as alterações necessárias — desde atualizar a base de conhecimento até ajustar ações em chamada ou refinar as configurações de comunicação.
Conclusão
Integrar o TeleWizard ao Clio não se resume apenas a configurar um call center de IA, mas sim transformar a forma como seu escritório de advocacia interage com clientes, gerencia operações e inova no mercado jurídico. Seguindo este guia, você cria não só um call center totalmente funcional, mas também prepara seu escritório para prosperar em um ambiente competitivo, usando a tecnologia para melhorar cada interação com o cliente e cada processo interno.
À medida que você explora e aproveita ao máximo as capacidades do seu call center do TeleWizard integrado ao Clio, lembre-se de que esta tecnologia vai além de uma simples ferramenta — é um divisor de águas na maneira como os serviços jurídicos são prestados. Abrace essa jornada e observe seu escritório estabelecer novos padrões de excelência em serviços jurídicos.
