Dans le monde en constante évolution des services juridiques, l’adoption des technologies de pointe n’est plus seulement un atout, mais une nécessité. Partout dans le monde, les cabinets d’avocats se tournent vers l’intelligence artificielle pour optimiser leurs opérations, renforcer leurs relations clients et gérer leurs ressources plus efficacement. TeleWizard s’impose en tête de cette innovation, en proposant une solution de centre d’appels IA qui s’intègre sans difficulté avec Clio, l’un des principaux logiciels de gestion de cabinet d’avocats. Grâce à cette alliance, les cabinets peuvent automatiser leurs tâches de communication, assurant ainsi des interactions client pertinentes, efficaces et personnalisées.
Ce guide s’adresse aux professionnels du droit qui souhaitent exploiter pleinement le potentiel de l’IA au sein de leur cabinet. Que vous soyez nouveau sur TeleWizard ou que vous cherchiez à renforcer votre intégration avec Clio, nous vous guiderons à travers chaque étape du processus. De la configuration initiale de votre centre d’appels à la personnalisation de l’IA, vous apprendrez à créer un système de support piloté par l’IA, parfaitement aligné sur l’identité de votre cabinet et optimisant votre qualité de service.
À la fin de cet article, vous aurez non seulement configuré un centre d’appels IA totalement opérationnel, intégré à Clio, mais vous disposerez également de la vision nécessaire pour gérer et améliorer ses performances dans la durée. Embarquons ensemble dans cette aventure pour transformer vos interactions client et fixer de nouvelles normes d’excellence dans les services juridiques.
Mise en Place : Démarrer avec TeleWizard
Le TeleWizard Control Panel est le poste de commande de votre centre d’appels IA, offrant tous les outils nécessaires pour gérer les opérations téléphoniques et suivre les statistiques. Au cœur de ce système se trouve le Call Center Wizard, une fonctionnalité essentielle qui vous guide étape par étape dans l’intégration avec Clio, afin que vos services IA soient parfaitement adaptés à vos systèmes existants et aux besoins spécifiques de votre pratique juridique.
Étape 1 : Lancer Votre Centre d’Appels
Pour démarrer la configuration de votre centre d’appels IA avec TeleWizard, commencez par créer un compte ou vous connecter à votre compte existant. Voici la procédure pas à pas :
- S’inscrire ou Se Connecter à TeleWizard :
- Demande de démo : Si vous êtes nouveau sur TeleWizard, visitez https://telewizard.ai et cliquez sur « Demandez une démo ». Entrez vos coordonnées et suivez les instructions supplémentaires pour recevoir une démonstration personnalisée et découvrir les fonctionnalités de TeleWizard.
- Connexion : Si vous possédez déjà un compte, accédez à https://app.telewizard.ai/auth/login et saisissez votre e-mail et votre mot de passe pour entrer dans le TeleWizard Control Panel.
- Accéder au Call Center Wizard :
Une fois connecté, ouvrez la section « Call Centers » depuis le tableau de bord principal, puis cliquez sur « + Add Call Center » pour lancer le Call Center Wizard. - Choisir Votre Cas d’Utilisation :
Sur l’écran « Start » (doté d’une barre de progression en haut), sélectionnez « Law Firms » dans le menu déroulant « Use Case Dropdown ». Ce choix adapte la configuration aux besoins spécifiques des cabinets d’avocats. - Renseigner les Informations Clés :
- Call Center Name : Donnez un nom distinctif à votre centre d’appels pour l’identifier facilement dans TeleWizard.
- Pays et Type de Numéro : Sélectionnez votre pays et le type de numéro de téléphone (local, mobile ou numéro vert) correspondant à vos préférences.
- Fuseau Horaire : Indiquez le fuseau horaire approprié pour aligner les opérations de votre centre d’appels sur les horaires de votre cabinet.
- Intégrations Systèmes :
Précisez les systèmes avec lesquels votre centre d’appels doit s’intégrer. Sélectionnez Clio comme logiciel de gestion de dossiers. Cette étape est cruciale pour que TeleWizard puisse accéder à Clio, par exemple pour consulter les détails des clients, programmer des rendez-vous et gérer les documents juridiques directement via le centre d’appels IA.
Étape 2 : Intégration avec Clio
Pour intégrer de manière fluide votre centre d’appels TeleWizard avec Clio, suivez ces instructions via OAuth sur l’écran « Integrations » du Call Center Wizard :
- Accéder à l’Écran « Integrations » :
Après avoir terminé l’écran « Start », passez à l’étape « Integrations » en cliquant sur « Next ». Cet écran est conçu pour connecter votre centre d’appels aux systèmes externes essentiels, comme Clio. - Démarrer le Processus d’Intégration :
Recherchez le logo Clio sur l’écran « Integrations ». Sous ce logo, cliquez sur le bouton CONNECT pour initier l’intégration. - Authentification avec Clio :
- Redirection vers Clio : En cliquant sur CONNECT, vous serez redirigé vers la page de connexion de Clio. Cette étape vous permet de confirmer votre identité dans un environnement sécurisé.
- Saisir Vos Identifiants Clio : Connectez-vous à Clio avec votre nom d’utilisateur et votre mot de passe. Aucune information n’est transmise à TeleWizard ; la connexion se fait directement sur la plateforme sécurisée de Clio.
- Autoriser l’Accès de TeleWizard : Après la connexion, Clio vous demandera d’accorder à TeleWizard les autorisations nécessaires. Validez pour permettre à TeleWizard de se connecter à Clio et de bénéficier de ses fonctionnalités.
- Finaliser la Connexion :
- Redirection Automatique vers TeleWizard : Une fois l’accès accordé, vous serez renvoyé automatiquement vers le Call Center Wizard de TeleWizard, confirmant ainsi la réussite de l’intégration.
Étape 3 : Importer Vos Connaissances dans TeleWizard
Une fois votre centre d’appels connecté à Clio, l’étape suivante consiste à alimenter l’IA avec les informations propres à votre cabinet. Cela implique d’importer votre base de connaissances et de personnaliser l’apprentissage de l’IA depuis votre site web et d’autres documents. Voici la démarche sur l’écran « Knowledge » :
- Accéder à l’Écran « Knowledge » :
Après avoir intégré Clio, poursuivez vers « Knowledge » en cliquant sur « Next » dans le Call Center Wizard. Cet écran est spécialement conçu pour les cabinets d’avocats et se concentre sur le chargement des informations pertinentes pour l’IA. - Renseigner les Informations Clés :
- Law Firm Name : Indiquez le nom officiel de votre cabinet. Cette étape est obligatoire pour que l’IA se présente correctement lors des interactions.
- Your Website : Fournissez l’URL de votre site web. TeleWizard analysera le contenu de votre site, comme s’il lisait une brochure, afin de comprendre le contexte et les services de votre cabinet. Le système indiquera le nombre de pages détectées et le coût en crédits pour intégrer ces informations dans la base de connaissances de l’IA.
- Décrire Vos Services et Instructions :
- What services do you provide? (Practice Areas) : Détaillez les services proposés par votre cabinet. Cette information permet à l’IA d’orienter les appels et de fournir des renseignements pertinents.
- Are there any special notes that our AI should consider? : Ajoutez des consignes particulières pour guider l’IA lors des appels (par exemple, un ton formel ou la mise en avant de certains services).
- Étendre les Connaissances de l’IA au-delà de Votre Site :
- Other than your website, where do clients learn more about your services? : Fournissez d’autres sources d’information, en saisissant des liens vers des pages web ou en téléversant des documents. Chaque page ou document supplémentaire ajoute un coût en crédits.
- Let’s summarize your retainer and fee policy : Décrivez vos conditions financières. Vous pouvez saisir ces informations, fournir des liens ou téléverser des fichiers, selon la même logique de crédits.
- Would you like to provide any further details? : Si vous avez d’autres informations pour enrichir la base de connaissances de l’IA, saisissez-les ici, avec le coût en crédits associé.
Étape 4 : Personnaliser les Actions en Cours d’Appel
Définir les actions que l’IA peut effectuer durant les appels est essentiel pour aligner votre centre d’appels TeleWizard sur les fonctionnalités de Clio et les besoins de votre cabinet. Voici comment procéder sur l’écran « In-Call Actions » du Call Center Wizard :
- Accéder à l’Écran « In-Call Actions » :
Après l’écran « Knowledge », cliquez sur « Next » pour ouvrir l’étape « In-Call Actions ». Cet écran vous permet d’activer ou de désactiver certaines actions de l’IA pendant les appels. - Activer les Actions Souhaitées :
- Case Summary Review : Pour que l’IA fournisse un résumé de dossier, activez cette option. Vous pouvez préciser les informations à inclure (factures, documents, événements à venir). Un code OTP et une question de sécurité (par ex. le montant de la dernière facture payée dans Clio) garantissent la protection des données.
- Check Case Balance/Invoices : Permettre à l’IA de consulter les soldes de dossiers ou les factures pendant l’appel, toujours sécurisé par OTP et une question de sécurité.
- Add Note to Case : Si l’appel concerne un dossier actif, l’IA peut ajouter des notes directement dans Clio, sous réserve d’une authentification OTP.
- Book, Reschedule, or Cancel Appointments : Autorisez l’IA à gérer les rendez-vous dans le calendrier de Clio, en demandant un OTP pour les clients existants. Aucun contrôle supplémentaire n’est requis pour les nouveaux clients.
- Add Note Associated With a Caller : Pour les appelants sans dossier actif, l’IA peut collecter des informations et les consigner en tant que note après vérification OTP.
- Request Call Back : Si un client souhaite un suivi, l’IA peut programmer un rappel, sécurisé par OTP.
- Valider et Continuer :
Après avoir sélectionné les actions à activer, vérifiez qu’elles correspondent à la stratégie de service client de votre cabinet et à vos procédures internes.
Étape 5 : Personnaliser la Communication de l’IA
Définir les paramètres de communication de l’IA est crucial pour offrir un service chaleureux et efficace à vos clients. Voici comment procéder sur l’écran « Customization » du Call Center Wizard :
- Naviguer vers l’Écran « Customization » :
Après avoir configuré les actions en cours d’appel, passez à l’étape « Customization ». C’est la cinquième étape du Call Center Wizard, consacrée à la personnalisation de la communication de l’IA. - Configurer l’Authentification des Appelants :
- Authentication Questions : Paramétrez les questions de sécurité utilisées lors d’actions sensibles en cours d’appel. Choisissez le nombre total de questions (« Ask Total ») et le nombre minimal de réponses correctes (« Minimum Correct ») pour renforcer la protection des données clients.
- Personnaliser les Paramètres de Langue :
- Add Languages : Ajoutez plusieurs langues que votre centre d’appels prendra en charge.
- Set Default Language : Parmi les langues ajoutées, désignez celle qui sera utilisée par défaut si l’appelant ne fait pas de choix.
- AI Agent Name and Voice : Donnez un nom et sélectionnez une voix pour l’IA, en adéquation avec l’image de marque de votre cabinet. Vous pouvez écouter un aperçu via « Play Sample ».
- Opening Message : Personnalisez le message d’accueil pour chaque langue afin qu’il soit adapté à chaque public.
- Mettre en Place les Invites de Langue et de Voix :
- Language Selection Prompt : Au début de l’appel, l’IA proposera aux appelants de choisir leur langue en appuyant sur une touche spécifique, améliorant l’expérience des utilisateurs multilingues.
Étape 6 : Paramètres Avancés
Pour finaliser la configuration, vous pouvez définir des réglages avancés qui optimisent l’efficacité de votre centre d’appels et garantissent la conformité.
- Accéder à l’Écran « Advanced » :
Après avoir personnalisé la communication de l’IA, passez aux paramètres avancés pour configurer des options supplémentaires. - Configurer les Paramètres Opérationnels :
- Default Contact Email : Saisissez l’adresse e-mail où seront envoyés les récapitulatifs d’appels et les alertes.
- Call Recording : Activez ou désactivez l’enregistrement des appels en cochant la case correspondante, essentiel pour le contrôle qualité et la conformité.
- Receive Call Details via Email : Optez pour recevoir un compte-rendu détaillé de chaque appel (résumé, transcription) par e-mail une fois l’appel terminé.
- Silence Hangup et Maximum Call Duration : Définissez le délai d’attente pendant un appel silencieux avant que l’IA raccroche, ainsi que la durée maximale d’un appel.
- Configurer la Reconnaissance de Phrases Personnalisées :
- Custom Phrases Recognition : Ajoutez des termes ou expressions spécifiques que l’IA doit repérer et traiter en priorité. Cela est particulièrement utile pour mettre en avant certains services ou mots-clés juridiques.
En cas de difficulté ou de question, cliquez sur le lien Contact Us pour obtenir de l’aide. L’équipe de support TeleWizard est disponible pour vous aider à tirer le meilleur parti des capacités IA pour votre cabinet d’avocats.
Étape 6 (Suite) : Vérification et Lancement de Votre Centre d’Appels IA
Avant de mettre votre centre d’appels IA en production, il est crucial de valider que chaque paramètre est correctement configuré. L’écran « Review » dans le Call Center Wizard de TeleWizard récapitule l’ensemble de vos configurations, vous permettant de confirmer chaque détail.
Si vous repérez un élément à modifier, vous pouvez revenir à l’étape concernée en cliquant sur l’icône d’édition. Cela vous permet d’ajuster des réglages spécifiques sans avoir à reprendre tout le processus.
Une fois que vous êtes sûr de vos choix et que tout reflète vos exigences, vous pouvez lancer votre centre d’appels IA.
Cliquez sur le bouton Launch pour rendre votre centre d’appels opérationnel. L’IA répondra alors aux appels en fonction des paramètres définis.
Gestion et Configuration Continue
Modifier à Tout Moment la Configuration de Votre Centre d’Appels :
Même après le lancement, l’architecture flexible de TeleWizard vous autorise à apporter des modifications en continu pour vous adapter à l’évolution de vos besoins ou intégrer de nouvelles fonctionnalités :
- Naviguer vers « Call Centers » :
Depuis le TeleWizard Control Panel, ouvrez la section « Call Centers » pour consulter la liste de tous vos centres d’appels configurés. - Sélectionner le Centre d’Appels à Modifier :
Chaque centre d’appels affiché comporte une option « Edit ». En cliquant dessus, vous revenez dans le Call Center Wizard pour ajuster les paramètres, ajouter de nouvelles intégrations ou mettre à jour la configuration selon l’évolution de votre cabinet. - Voir les Modifications en Temps Réel :
Mettez à jour chaque étape du wizard—de l’ajout d’informations dans la base de connaissances à l’ajustement des actions en cours d’appel ou la modification des paramètres de communication de l’IA.
Conclusion
L’intégration de TeleWizard et Clio ne se limite pas à configurer un centre d’appels IA ; elle vise à transformer la manière dont votre cabinet interagit avec ses clients, gère ses opérations et innove pour garder une longueur d’avance. En suivant ce guide, vous mettez en place un centre d’appels piloté par l’IA entièrement fonctionnel, tout en positionnant votre cabinet pour exceller dans un secteur concurrentiel, en tirant parti de la technologie pour sublimer chaque interaction client et processus interne.
En poursuivant l’exploration et l’utilisation de toutes les fonctionnalités de votre centre d’appels TeleWizard intégré à Clio, rappelez-vous qu’il ne s’agit pas simplement d’un outil, mais d’un catalyseur pour repenser la prestation de services juridiques. Embrassez cette opportunité et constatez comment votre cabinet peut établir de nouveaux standards d’excellence grâce à la technologie IA. Profitez de ce voyage, et voyez votre cabinet s’élever à un niveau inédit de qualité de service et de performance.
