Call center AI & receptionist virtuale — Domande frequenti

Domande frequenti

TeleWizard supporta il trasferimento caldo delle chiamate?

Sì. TeleWizard può mettere il chiamante in attesa, comporre il numero di destinazione, condividere il contesto e chiedere il permesso di collegare. Se il destinatario accetta, la chiamata viene collegata immediatamente. Il trasferimento caldo può essere abilitato in base alle tue esigenze di instradamento e conformità.

Cosa succede se il destinatario non può rispondere durante un trasferimento caldo?

Se il destinatario non è disponibile o rifiuta, TeleWizard torna dal chiamante, propone di lasciare un messaggio e lo invia al tuo team (email/CRM/help desk) con i dettagli del chiamante e un riepilogo strutturato per un follow-up rapido.

Supportate anche i trasferimenti diretti (a freddo)?

Sì. Con un trasferimento diretto, TeleWizard inoltra la chiamata direttamente al numero di destinazione. A differenza dei trasferimenti caldi, il sistema non verifica l’accettazione prima di collegare, quindi il comportamento di failover dipende dalla tua configurazione di instradamento.

TeleWizard supporta le chiamate in uscita?

Sì, le chiamate in uscita sono supportate ma vengono abilitate solo dopo una breve revisione del caso d’uso. TeleWizard non può essere usato per telemarketing o contatti a freddo.

Cos’è il servizio di risposta telefonica AI di TeleWizard?

È un agente telefonico AI attivo 24/7 che risponde subito alle chiamate, gestisce le richieste più comuni, raccoglie dettagli, instrada i casi più complessi e può effettuare trasferimenti caldi o diretti—riducendo chiamate perse e tempi di attesa, mantenendo ogni interazione coerente con il tuo brand.

In cosa la receptionist virtuale AI è diversa dai vecchi IVR o dai bot?

I sistemi legacy si basano su script rigidi e menu a scelta. TeleWizard usa l’AI conversazionale per capire l’intento, fare domande di chiarimento, seguire le tue policy, completare i flussi (prenotazioni, intake, ticket) ed effettuare l’escalation con tutto il contesto quando serve un operatore umano.

Gli agenti TeleWizard lavorano solo al telefono o possono gestire anche altri canali?

TeleWizard è voice-first, ma gli stessi flussi di lavoro possono essere eseguiti anche sui canali supportati, come web chat, email, SMS, WhatsApp e messaggistica social. In questo modo i clienti ricevono risposte coerenti, intake, prenotazioni e follow-up sia che chiamino sia che ti scrivano.

Cos'è l'AI Supervisor integrato di TeleWizard?

L'AI Supervisor integrato di TeleWizard analizza le interazioni gestite dai tuoi agenti telefonici AI e dalla receptionist virtuale AI per aiutare a individuare opportunità perse, attriti per i chiamanti, lacune nella comunicazione e insight di miglioramento aziendale. Aiuta la tua azienda a capire cosa è successo durante le conversazioni e dove i risultati possono essere migliorati.

Cosa può rilevare AI Supervisor?

AI Supervisor può far emergere schemi significativi come opportunità di prenotazione perse, obiezioni dei chiamanti, prossimi passi poco chiari, mancanze nei follow-up, attriti nell'instradamento, problemi di comunicazione e preoccupazioni ricorrenti dei clienti. È progettato per concentrarsi sugli insight che possono influenzare conversione, qualità del servizio o performance operative.

AI Supervisor funziona su telefono, chat, SMS, WhatsApp, email e messaggistica social?

Sì. TeleWizard può fornire insight di AI Supervisor sui canali supportati, incluse chiamate, web chat, SMS, WhatsApp, email e messaggistica social. Questo aiuta il tuo team a monitorare l'intera esperienza del cliente, non solo le conversazioni telefoniche.

In che modo AI Supervisor aiuta a migliorare le performance aziendali?

AI Supervisor trasforma le conversazioni reali con i clienti in insight utilizzabili. Invece di rivedere manualmente ogni registrazione, trascrizione o conversazione, il tuo team può concentrarsi sulle interazioni e sugli schemi più importanti, come dove i lead abbandonano, perché i chiamanti esitano e quali flussi potrebbero richiedere miglioramenti.

AI Supervisor è uguale ai riepiloghi delle chiamate o alle analisi?

No. I riepiloghi delle chiamate descrivono cosa è accaduto in una singola interazione, mentre le analisi mostrano metriche di performance. AI Supervisor va oltre, analizzando le conversazioni per individuare problemi aziendali e comunicativi significativi e aiutandoti a riconoscere opportunità perse, attriti e aree di miglioramento nei tuoi flussi di lavoro.

Cosa può fare TeleWizard via SMS?

Quando l’SMS è abilitato come canale, TeleWizard può gestire conversazioni via SMS e inviare SMS transazionali durante o subito dopo una chiamata (conferme di appuntamento, link di pagamento, codici OTP e altre notifiche approvate).

TeleWizard gestisce l’email come canale di supporto o di vendita?

Sì, l’email può essere abilitata come canale per richieste e follow-up. TeleWizard può anche inviare email transazionali come parte dei flussi (conferme, riepiloghi, prossimi passi) e sincronizzare gli esiti nel tuo CRM o help desk.

Supportate la messaggistica su WhatsApp, Facebook o Instagram?

Sì. Quando abilitati, TeleWizard può supportare canali di messaggistica come WhatsApp e i DM dei social, usando la stessa knowledge e gli stessi flussi del telefono, così i clienti ottengono risposte ed esiti coerenti su tutti i canali.

Con quali CRM, help desk e calendari si integra TeleWizard?

TeleWizard si connette a piattaforme come Freshdesk, Zendesk, Salesforce, HubSpot, Microsoft Dynamics e ai calendari più diffusi (Google, Outlook). Sono supportate integrazioni personalizzate tramite API.

Cosa può leggere e scrivere TeleWizard nei miei sistemi?

A seconda dell’integrazione, TeleWizard può fare ricerche (contatti, disponibilità, stato ordini/pratiche) ed eseguire azioni (creare/aggiornare contatti e lead, creare ticket, inserire note e creare appuntamenti). Campi e oggetti esatti vengono configurati per ciascun account.

Supportate i webhook?

Sì. TeleWizard può inviare eventi webhook (esiti, riepiloghi, intenti, escalation) e i tuoi sistemi possono anche attivare azioni di TeleWizard in base ai tuoi flussi di lavoro.

Quali lingue supportano gli agenti telefonici AI?

TeleWizard supporta oltre 50 lingue. Puoi impostare una lingua predefinita per numero oppure offrire un semplice menu lingue per permettere ai chiamanti di scegliere la lingua preferita; l’agente risponderà quindi nella lingua selezionata.

I clienti possono cambiare lingua a metà conversazione?

Al telefono, di solito la lingua resta fissa per tutta la chiamata una volta selezionata. Su chat e canali di messaggistica, i clienti possono in genere cambiare lingua durante la conversazione e l’agente risponderà nella lingua selezionata in quel momento.

Come mantenete le risposte in linea con il brand e conformi?

Allineiamo l’agente al tuo tono di voce, alle tue policy e alle formulazioni approvate. Puoi definire guardrail, disclaimer obbligatori, argomenti da evitare e regole di escalation per rispettare il tuo brand e i requisiti normativi.

Come prevenite risposte rischiose (consigli legali/medici, promesse, tariffe errate)?

Applichiamo guardrail, prompt di policy e regole di contenuti non consentiti. L’agente segue il linguaggio approvato e può fare escalation invece di “tirare a indovinare” quando una richiesta è sensibile, regolamentata o incerta.

TeleWizard funzionerà con il mio numero di telefono o PBX esistente?

Sì. Puoi abilitare l’inoltro chiamate al tuo numero TeleWizard dedicato (tutte le chiamate, in eccesso, senza risposta o fuori orario). L’inoltro SIP è disponibile su richiesta.

Riceviamo nuovi numeri di telefono da TeleWizard o possiamo portare i nostri?

Sono disponibili entrambe le opzioni. Puoi mantenere i tuoi numeri attuali e inoltrare le chiamate a TeleWizard, oppure attivare nuovi numeri locali o verdi. Il porting può essere supportato in base alla regione e ai requisiti dell’operatore.

Esistono limiti regionali per i numeri di telefono?

Disponibilità e requisiti dei numeri dipendono dalle normative telecom locali. Durante l’onboarding confermeremo cosa serve per i Paesi che ti interessano.

TeleWizard può creare ticket e allegare riepiloghi delle chiamate?

Sì. TeleWizard può aprire o aggiornare ticket, aggiungere tag, allegare riepiloghi strutturati e notificare automaticamente il team corretto.

TeleWizard può prenotare, riprogrammare o cancellare appuntamenti?

Sì. L’AI può gestire i flussi di prenotazione end-to-end, inviare conferme e registrare eventi nel tuo calendario o CRM in base alle tue regole e alla disponibilità.

Come evitate le doppie prenotazioni e rispettate regole di pianificazione complesse?

TeleWizard verifica la disponibilità in tempo reale e può applicare buffer, prerequisiti, durate dei servizi, orari d’ufficio e altre regole personalizzate per rispettare la tua policy di pianificazione.

TeleWizard supporta i pagamenti?

TeleWizard può inviare link di pagamento sicuri via SMS o email durante o subito dopo l’interazione, in base al tuo flusso di lavoro.

L’AI può verificare l’identità del chiamante?

Sì. TeleWizard può eseguire la verifica OTP via SMS o email e porre domande basate sulla conoscenza prima di condividere informazioni sensibili.

Da dove prende le risposte l’AI?

Dalle tue FAQ approvate, dalle policy, dai documenti e dai sistemi collegati. Sei tu a controllare quali fonti usare e quali argomenti richiedono escalation.

Come decide TeleWizard quando fare escalation a un operatore umano?

Definisci tu i trigger di escalation, come argomento, urgenza, sentiment, requisiti di identità, flag di conformità o tipo di cliente. L’AI può quindi effettuare un trasferimento caldo, creare un ticket o programmare un richiamo, mantenendo tutto il contesto.

TeleWizard può gestire chiamate in eccesso e fuori orario?

Sì. Puoi inoltrare a TeleWizard le chiamate in eccesso, fuori orario o senza risposta per garantire copertura 24/7 senza personale aggiuntivo.

TeleWizard può sostituire la segreteria telefonica?

In molti casi, sì. Al posto della segreteria, l’AI raccoglie messaggi strutturati, verifica i dati di contatto e li invia al tuo team con un riepilogo chiaro e i prossimi passi.

Quali analisi e insight di AI Supervisor sono disponibili?

Puoi monitorare risultati come volume delle chiamate, intenti, trasferimenti, escalation e conversioni degli appuntamenti. L'AI Supervisor integrato di TeleWizard può anche aiutare a individuare opportunità perse, attriti per i chiamanti, lacune nella comunicazione e aree di miglioramento dei flussi su chiamate e canali di messaggistica supportati. Report avanzati e KPI specifici per i flussi possono essere disponibili per implementazioni enterprise.

Come protegge i dati TeleWizard e garantisce la conformità?

Usiamo trasporto e archiviazione criptati e una retention configurabile. I flussi di lavoro possono essere impostati per allinearsi ai requisiti GDPR e HIPAA, in base al tuo caso d’uso e alla configurazione.

Dove sono ospitati i dati e supportate la data residency?

In base alle esigenze di deployment possono essere disponibili opzioni di data residency (ad esempio USA, UE o Australia). Possiamo valutare i requisiti di residenza dei dati durante l’onboarding, soprattutto per contesti regolamentati o enterprise.

Possiamo disattivare la registrazione delle chiamate o oscurare i dati sensibili?

Sì. La registrazione può essere disattivata e la gestione delle trascrizioni può essere configurata per ridurre l’esposizione di informazioni sensibili. In base alle esigenze di conformità, le opzioni possono includere oscuramento e controlli di retention.

Possiamo controllare la conservazione e la cancellazione dei dati?

Sì. Puoi configurare i periodi di conservazione per i log e le trascrizioni delle chiamate e richiedere la cancellazione di record specifici in base alle tue policy. Questa funzionalità è disponibile solo nei piani enterprise.

Le chiamate possono essere registrate e come viene gestito il consenso?

La registrazione è opzionale. Se abilitata, TeleWizard può riprodurre un avviso di consenso personalizzabile in base alla tua giurisdizione e alle tue policy.

Quanto dura l’implementazione e cosa include?

Le configurazioni semplici possono andare live in pochi giorni. I roll-out più complessi possono richiedere più tempo in base a integrazioni e flussi di lavoro. L’onboarding tipico include progettazione del call flow, importazione della knowledge base, configurazione delle integrazioni, test e supporto al go-live.

TeleWizard è self-service o gestito?

TeleWizard è offerto come servizio gestito, con onboarding guidato per configurare flussi di lavoro, integrazioni e policy. Dopo il lancio, il tuo team può richiedere modifiche o usare gli strumenti self-service disponibili per le modifiche di routine, in base al piano.

Possiamo testare le modifiche prima che vadano online?

Sì. Possiamo fornirti un approccio di staging (ad esempio un numero di test o un ambiente di prova) così puoi verificare gli aggiornamenti prima di portarli in produzione.

Come funziona il pricing: avete livelli fissi?

Di solito definiamo i piani in base al volume previsto, ai flussi di lavoro, alle integrazioni e alle esigenze di conformità. Durante la fase di discovery condividiamo esempi di pacchetti, così puoi vedere come l’uso si traduce nel carico di lavoro atteso.

Come vengono conteggiati i crediti e cosa viene considerato un’azione?

Di solito i crediti vengono conteggiati per minuto e per azione. Le azioni includono, ad esempio, la creazione o l’aggiornamento di record, la pianificazione, i trasferimenti e la pubblicazione di note o riepiloghi nei sistemi collegati.

I crediti si accumulano di mese in mese?

Dipende dal tipo di credito. I crediti inclusi nel piano non si accumulano, mentre i crediti aggiuntivi si accumulano.

Offrite sconti annuali?

Sì. Potrebbero essere disponibili opzioni di pagamento anticipato annuale e i piani annuali assegnano i crediti per l’anno in base alla struttura del piano.

Il trasferimento assistito influisce sull’utilizzo o sulla fatturazione?

I trasferimenti assistiti possono consumare crediti per l’azione di trasferimento e, a seconda delle regole del tuo piano, potrebbero essere fatturati anche in base al tempo sulla tratta trasferita. Confermeremo il modello di crediti esatto durante l’onboarding.

Come vengono fatturate le interazioni via chat e messaggistica?

L’uso di chat e messaggistica può essere fatturato per messaggio dell’agente e per ogni azione integrata (come la prenotazione, l’invio di un’email o l’aggiornamento del tuo CRM/help desk), in base alle regole del tuo piano.

Il lavoro dopo la chat viene fatturato separatamente?

Se attivato, il lavoro dopo la chat (come salvare i riepiloghi, applicare tag o sincronizzare i record) può consumare crediti aggiuntivi, in base alla configurazione del tuo piano.

Applicate costi per le chiamate in uscita?

Le chiamate in uscita vengono in genere fatturate con le stesse regole di utilizzo delle chiamate in entrata (più eventuali sovrapprezzi dell’operatore), in base al tuo piano e al tipo di numero.

I tentativi di chiamata falliti, senza risposta o su segreteria consumano utilizzo?

In molte configurazioni, alcuni esiti di chiamata (occupato, nessuna risposta, rifiutata, segreteria) possono consumare un numero minimo di crediti, mentre le interazioni più lunghe vengono fatturate in base alla durata. Confermeremo le regole di fatturazione esatte nel tuo piano.

TeleWizard è solo per i team di supporto?

No. TeleWizard supporta l’assistenza clienti, la prenotazione di appuntamenti, l’acquisizione dati cliente (ad esempio in ambito legale e sanitario), lo stato degli ordini, la gestione delle richieste commerciali e i casi d’uso da sportello informazioni—con un approccio voice-first e copertura omnicanale opzionale.

TeleWizard può inviare email o SMS dopo una chiamata?

Sì. TeleWizard può inviare email e SMS transazionali, come conferme, link di pagamento e OTP, e può anche proseguire il flusso di lavoro sui canali di messaggistica supportati quando abilitati.

Quanto rapidamente entrano in vigore gli aggiornamenti della knowledge base?

La maggior parte degli aggiornamenti può essere applicata rapidamente. Puoi pubblicare velocemente le modifiche urgenti e contrassegnare i contenuti obsoleti come deprecati per ridurre la probabilità che vengano utilizzati.

Quali opzioni di autenticazione del chiamante sono supportate?

Prima di condividere informazioni sensibili, in base al tuo flusso di lavoro, possono essere usati OTP via SMS o email, controlli basati su conoscenza e verifiche tramite ricerca dell’account.

TeleWizard può instradare le chiamate tra più sedi o reparti?

Sì. Imposta regole di instradamento per sede, coda, lingua, orari di apertura e intento del chiamante, così i clienti raggiungono il team giusto con il minimo attrito.

Che livello di uptime e affidabilità possiamo aspettarci?

TeleWizard è progettato per un’elevata disponibilità e può scalare per gestire picchi di traffico. Per le implementazioni enterprise potrebbero essere disponibili SLA formali.

Quali opzioni di supporto sono disponibili?

Forniamo supporto per aiutarti a mantenere i flussi di lavoro operativi senza intoppi. Gli account enterprise possono avere diritto a gestione prioritaria e piani di supporto strutturati.

Cosa succede se un fornitore o un modello subisce un’interruzione?

Manteniamo piani di failover su più provider per preservare la continuità. Il comportamento esatto del failover dipende dal tuo deployment e dalla configurazione.

L’agente dichiara che è un’IA e raccoglie il consenso quando necessario?

Sì. TeleWizard può dichiarare che l’agente è un’IA e può raccogliere il consenso in base ai tuoi requisiti di conformità e alle policy.

Possiamo creare flussi di lavoro personalizzati per processi di nicchia?

Sì. TeleWizard supporta flussi di lavoro personalizzati tramite regole, prompt e API per modellare approvazioni, processi multi-step e requisiti specifici del settore.

Quante chiamate o conversazioni simultanee può gestire TeleWizard?

TeleWizard è progettato per scalare con un’elevata concorrenza e grandi picchi senza peggiorare l’esperienza cliente, nel rispetto dei vincoli del piano e del deployment.